Thêm thư mục SharePoint

Trước khi bắt đầu

Thời gian: 5 phút Ai làm được: Người phụ trách tri thức

Quản trị viên đã bật công cụ SharePoint và cấp quyền cho site — chỉ các site đã được cấp mới hiện ra. Add SharePoint folder chỉ xuất hiện khi đó.
Bạn được sửa kho tri thức này, và có quyền tri thức (vai trò Knowledge Curator có quyền này). Việc thêm hay bớt site do người quản lý công cụ đảm nhận.
Tìm theo ý nghĩa cần một embedding mô hình được gán cho tìm kiếm tài liệu. Hỏi quản trị viên nếu bạn không chắc.

Thêm thư mục

Mở Sources

Mở kho tri thức, vào Sources và chọn Add SharePoint folder. Hộp thoại có hai bước, cộng một bước thứ ba không bắt buộc.
Chọn thư mục
Chọn bao nhiêu thư mục tuỳ ý; mỗi thư mục thành một nguồn riêng. Chỉ các site mà quản trị viên Microsoft 365 đã cấp cho ứng dụng của portal mới được liệt kê, theo tên.
1. 1 Ba bước — thư mục, thiết lập, rồi tệp (không bắt buộc).
2. 2 Bạn đang ở đâu — site và thư mục; .. lên một cấp.
3. 3 Use this folder — chọn thư mục bạn đang đứng.
4. 4 Chọn thư mục — ô trên dòng để chọn; tên để mở.
5. 5 Đã là nguồn — thư mục nằm dưới một thư mục đã chọn cũng được bao gồm.
6. 6 Không đếm được — thư mục bị bỏ chọn; hãy chọn lại.
7. 7 Tổng — số tệp và dung lượng của mọi thứ đã chọn.
8. 8 Next — có khi mọi thư mục đã được đếm xong.
Add SharePoint folder, bước 1: các site bên trái, thư mục có ô chọn bên phải

1 2 3 4 5 6 7 8
- Ô trên một dòng chọn thư mục đó, tên thư mục mở nó ra (hoặc nhấp đúp), và Use this folder chọn thư mục bạn đang đứng. Dòng .. ở đầu thư mục lên một cấp.
- Những gì đã chọn vẫn được giữ khi bạn di chuyển giữa các thư mục và giữa các site.
- Chọn một thư mục sẽ bỏ mọi thư mục con bạn đã chọn trước đó, và thư mục con của một thư mục đã chọn thì không chọn được, vì thư mục cha đã đồng bộ chúng.
- Ô lọc thu hẹp các thư mục ở cấp hiện tại theo tên.
- Đọc danh sách site và thư mục cần quyền tri thức.
- Chân hộp thoại đếm số tệp và dung lượng của các thư mục đã chọn, và ước tính khoảng thời gian cho lần đồng bộ đầu, trước khi có Next.

Chọn cách đọc và lịch đồng bộ

Bước hai đặt tên nguồn và cách đọc, thời điểm đồng bộ. Khi chọn nhiều thư mục thì không có tên để đặt, mỗi nguồn lấy tên thư mục của nó. Các thiết lập này là mặc định cho mọi tệp trong thư mục, và bước này nhắc lại ước tính thời gian theo cách đọc bạn chọn.

Thiết lập	Lựa chọn
Reading	Text lấy lớp văn bản và đọc trang scan bằng OCR, miễn phí. Text + figures thêm mô tả cho từng hình ảnh và biểu đồ, một lần gọi mô hình cho mỗi trang có hình. Full rewrite để mô hình viết lại mọi trang dưới dạng Markdown, một lần gọi mỗi trang; nó giúp dễ đối chiếu tệp với nội dung đã đọc nhưng không cải thiện tìm kiếm.
Semantic search	Bật: agent tìm tệp theo ý nghĩa lẫn theo từ, và mọi đoạn trích được embedding bằng ngân sách phòng ban bạn. Tắt: chỉ tìm theo từ có trong tệp, không embedding gì.
Sync	Chỉ thủ công, mỗi ngày, các ngày trong tuần hoặc mỗi tuần một lần, vào một giờ theo múi giờ của bạn (ở Việt Nam là UTC+7). Dòng bên dưới ghi ngày giờ của lần chạy tiếp theo.

Thiết lập từng tệp (không bắt buộc)

Set per file mở bước thứ ba liệt kê tệp trong các thư mục, tối đa 500 tệp mỗi thư mục, nơi mỗi tệp có thể có cách đọc hoặc tìm kiếm ngữ nghĩa riêng. Tệp để ở Source sẽ theo thư mục.
Add and sync

Add and sync tạo từng nguồn một và bắt đầu lần đồng bộ đầu tiên ngay. Nếu một nguồn không tạo được, hộp thoại cho biết đã thêm được bao nhiêu và giữ các thư mục còn lại ở trạng thái đã chọn để thử lại.

Mỗi lượt chạy sau chỉ hỏi Microsoft những gì đã thay đổi kể từ lượt trước, kể cả các mục bị xoá. Tệp đổi tên phía SharePoint giữ nguyên đoạn trích và không tốn gì. Định dạng portal không đọc được sẽ được tính là bỏ qua chứ không phải thất bại.

Nguồn tạo từ trước khi lịch có múi giờ sẽ chạy theo UTC, và thiết lập của nó ghi rõ điều đó. Use my time zone dưới lịch chuyển nó sang múi giờ của bạn, giữ nguyên giờ trên đồng hồ.

Kiểm tra nguồn

Giờ mỗi thư mục có một thẻ riêng trong Sources, mở đầu bằng một trạng thái.

Thẻ Sources với dòng Uploads, một nguồn SharePoint đã cập nhật với menu đang mở, và hai nguồn đang tạm dừng

Trạng thái nguồn

Trạng thái	Ý nghĩa
Waiting	Chưa có lượt chạy nào bắt đầu.
Syncing	Một lượt chạy đang kéo tệp, và thẻ đếm số tệp đã xử lý.
Indexing	Lượt chạy đã xong và tài liệu vẫn đang được đọc, có thanh tiến độ cho biết đã xong bao nhiêu trên tổng số.
Up to date	Lượt chạy gần nhất đã xong và không còn gì chờ.
Needs attention	Một số tệp không đọc được. See which liệt kê chúng.
Paused	Nguồn ngừng hoạt động. Lý do nằm cạnh thao tác khắc phục, và Sync now chờ cho tới khi nguồn được tiếp tục.
Failed	Lượt chạy gần nhất bị hỏng. View history cho biết lý do.

Pause dừng một nguồn; lượt chạy đang diễn ra sẽ dừng ở tệp tiếp theo. Resume đưa nguồn hoạt động lại và bắt đầu đồng bộ. Nguồn bị dừng vì hết ngân sách sẽ tiếp tục theo cách tương tự khi ngân sách cho phép.
View history mở các lượt chạy gần đây trong bảng bên, mỗi lượt kèm thời lượng và số mục đã thêm, cập nhật, xoá, bỏ qua hoặc thất bại. Mở một lượt chạy để xem lỗi, và lượt có lỗi sẽ liệt kê các tài liệu thất bại, mỗi tài liệu mở được.
Remove source gỡ nguồn vĩnh viễn.

Khay hoạt động

Các lần tải lên và đồng bộ SharePoint mà bạn trả tiền được báo trong khay hoạt động, trên mọi màn hình của portal. Đồng bộ vẫn chạy trên máy chủ khi bạn rời trang hoặc đóng trình duyệt, và khay đọc trạng thái từ máy chủ, nên tải lại trang hoặc dùng thiết bị khác vẫn thấy đúng các dòng đó. Lượt đồng bộ đã xong ở lại trong khay kèm những gì nó đã thay đổi cho tới khi bạn chọn Clear finished. Khi thu gọn, khay là một viên nhỏ đếm số việc đang chạy (ví dụ 2 running) và chuyển sang xanh khi có việc đã xong.

Ai được đọc và ai trả tiền

Truy cập SharePoint trực tiếp là chuyện riêng: tài liệu kéo vào kho tri thức dùng thông tin xác thực của chính tổ chức và không cần bạn kết nối gì. Phần thiết lập cho IT nằm ở SharePoint.

Câu hỏi thường gặp

Một tệp được đổi tên trong SharePoint. Chúng tôi có phải trả lại tiền không?

Không. Tệp đổi tên giữ nguyên đoạn trích và không tốn gì. Định dạng portal không đọc được được tính là bỏ qua, không phải thất bại.

Làm sao ngừng đồng bộ một thư mục?

Dùng Pause syncing từ menu của nguồn — lượt đang chạy sẽ dừng ở tệp tiếp theo. Resume syncing đưa nó trở lại và bắt đầu đồng bộ. Remove source gỡ hẳn.

Site tôi cần không có trong danh sách

Chỉ các site quản trị viên đã cấp cho portal mới hiện ra. Nhờ họ thêm site ở màn hình Tools.